Comment gérer la surcharge informationnelle ?

Depuis plusieurs années, l’infobésité rythme nos vies et le quotidien des entreprises. Les cadres ou managers ont ainsi reçu dix fois plus d’informations à la fin du XXe siècle que quinze ans plus tôt. Le constat est sans appel, nous recevons souvent plus d’information que nous sommes en mesure de traiter ! Cette surcharge informationnelle qui nous porte préjudice doit être prise en charge et traitée en urgence.

La surcharge informationnelle, une réalité aux lourdes conséquences

Appelée aussi infobésité, la surcharge informationnelle est le résultat d’un excès d’informations auquel bon nombre de personnes sont confrontées au quotidien. Ce concept mis en lumière par l’économiste Bertram Myron Gross dans les années 60 désigne une surcharge d’informations impossible à supporter et à traiter par un seul et même individu sans que cela nuise à lui-même.

La vie actuelle et les progrès réalisés en matière d’outils de communication et notamment de solutions mobiles favorisent cette  » junk information « . L’être humain devient hyperconnecté et débordé. Il se trouve assailli d’emails, de messages, de publicités, de newsletters, d’informations via les réseaux sociaux etc. Chaque interruption pour répondre à une sollicitation nécessite quelques secondes voire quelques minutes pour reprendre le fil de sa pensée avec chaque fois une perte de temps considérable.

Sans prise de mesures, il est quasi impossible d’échapper à ce rythme effréné qui peut interférer sur notre santé mentale. Cette surcharge cognitive se traduit par une sorte de tétanie, une forme de paralysie mentale qui entraîne diverses manifestations telles que :

• Une dégradation du processus décisionnel entraînant une peur du risque et l’indécision pour toute action
• Le risque de  » blurring « , c’est-à-dire d’être connecté en permanence (même pendant les vacances) pour rester professionnellement performant et ne pas être mal jugé.
• La dégradation du sommeil
• La souffrance au travail

Venir à bout de l’infobésité au sein de l’entreprise

Installer des outils de partage de l’information adéquats

La surcharge informationnelle est un mal qui affaiblit les entreprises. Ces dernières doivent impérativement changer leur rapport à l’information. Bien entendu aucune entreprise quelle que soit sa taille ne peut se passer d’outils de partage des informations. Il convient seulement d’utiliser des moyens performants qui éviteront aux collaborateurs de stresser en perdant du temps pour répondre à des sollicitations et rechercher des informations sans les trouver. Des solutions collaboratives différentes en fonction de la taille de l’entreprise sont à mettre en place pour :

• Collecter, filtrer et hiérarchiser les informations
• Stocker les informations pertinentes et les organiser de manière claire et précise
• Centraliser et partager l’information
• Des outils tels que des Intranets, des logiciels de partage de fichiers, des outils de gestion de projet, des suites bureautiques simplifieront le quotidien des personnels.

Reconnaître et encourager le droit à la déconnexion

Depuis le 1er janvier 2017, pour lutter contre le fléau d’infobésité les entreprises possédant un délégué syndical sont tenues d’intégrer le droit à la déconnexion dans les négociations annuelles. A ce titre, tout accord collectif peut prévoir le droit pour un salarié lorsqu’il est en dehors de son temps de travail, de ne pas répondre à ses sollicitations professionnelles. Il a donc le droit de  » débrancher « , le soir, le week-end, pendant ses vacances, ses congés maladie etc. À noter que certaines entreprises ont déjà opté pour la mise en veille de leurs serveurs de messagerie le soir et le week-end, tandis que d’autres ont instauré des journées sans emails !

Gérer votre surcharge informationnelle au travail

Venir à bout de ce cercle vicieux, dépend aussi de l’attitude de chaque personne. Il est essentiel que celles concernées réalisent un travail sur elles-mêmes. Si tel est votre cas, vous disposez de plusieurs leviers :

Désactivez vos alertes

Chaque fois qu’une sonnerie sur votre smartphone vous alerte de l’arrivée d’un SMS ou qu’une notification d’e-mail s’affiche sur votre écran votre concentration s’envole. En désactivant vos alertes vous resterez plus facilement concentré(e) sur la tâche à accomplir. Astreignez-vous à jeter un œil sur vos messages une fois que votre tâche est terminée.

Essayez également de consulter vos emails seulement 3 ou 4 fois par jour. Lorsque vous arrivez le matin, avant de partir en pause méridienne, à votre retour et un peu avant de quitter votre poste le soir. Votre productivité n’en sera que meilleure !

Une seule tâche à la fois

Travailler sur plusieurs dossiers en même temps ne vous rendra pas plus rapide, au contraire. En vous concentrant sur une seule et même mission à la fois augmentera de 40 % votre productivité.

Les tâches les plus redoutées : c’est en début de journée !

Ne procrastinez plus en repoussant chaque fois les tâches les plus difficiles. Attaquez-les de front le matin, c’est le moment où les prises de décisions donnent les meilleurs résultats.

Privilégiez les échanges en réel

Réintroduire le dialogue entre vos collaborateurs favorise la diminution des emails. Il faut savoir que le visuel et le son favorisent à 93 % la compréhension d’un message. Les échanges écrits sont souvent sources d’erreurs et d’incompréhensions.

Instaurez une diététique informationnelle à titre personnel

L’infobésité interfère aussi dans votre vie privée avec l’ingérence au sein de votre maison de nombreux canaux médias (télévision, internet, téléphone…) Veillez à limiter le nombre de canaux entrants. Pour cela sélectionnez les seules applications et réseaux sociaux que vous utilisez. Une fois à la maison, désactivez vos alertes.

Abandonnez l’idée que vous devez tout savoir et tout comprendre en temps réel. Le fait d’accepter qu’il est impossible de tout voir et de tout traiter constitue une première étape vers la guérison.

Le plus important : instaurez-vous des moments de déconnexion. Des escapades régulières sans téléphone, une journée  » off  » loin de toute sollicitude vous fera le plus grand bien. Mettez un message d’absence sur votre messagerie pour éviter les rappels intempestifs. Vos interlocuteurs comprendront que vous n’êtes pas disponible pour une certaine durée.

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