Calcul des frais kilométriques : comment ça marche ?

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Publié le : 09 novembre 20226 mins de lecture

Les indemnités kilométriques ou frais kilométriques sont des dépenses engagées par les salariés professionnels, ils sont déduits de l’impôt sur le revenu. Les entreprises versent aux travailleurs et aux cadres une indemnité kilométrique, appelée IK. Cette compensation financière est versée par la société et est basée sur un barème établi par l’administration fiscale concernant les déplacements professionnels en voiture, scooter et vélo. Les véhicules ont des indemnités de kilométrage qui couvrent l’entretien, les frais d’usure, la consommation de carburant et l’assurance de l’auto. De plus, ces indemnités couvrent les frais de déplacement, y compris les frais d’entretien, le carburant utilisé et le kilométrage du véhicule. Mais comment calculer les frais kilométriques ?

Le principe de l’indemnité kilométrique

Une indemnité kilométrique prend en compte les dépenses liées à l’usure de la voiture, l’entretien, les frais de carburant, l’achat de casques et d’équipements de sécurité pour les véhicules à deux-roues, les dépenses de pneumatiques et les primes d’assurance. Elle ne couvre pas les dépenses liées à l’achat du véhicule ni les amendes. Outre les indemnités kilométriques, les remboursements de frais de stationnement, de stationnement ou de péage sont considérés comme des frais professionnels sur présentation d’un justificatif.

Le remboursement des indemnités kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu, ce qui rend la démarche intéressante pour le salarié. Pour le dirigeant, il est judicieux de savoir s’il est plus intéressant d’utiliser une voiture personnelle et de demander le remboursement des indemnités kilométriques ou d’obtenir une voiture de société. Les employeurs calculent les indemnités sur une échelle allant de 1 à 5. Lors de la remise des pièces justificatives, les salariés doivent indiquer les dates, lieux et identités des clients, fournisseurs et autres partenaires qu’ils rencontrent. En plus, les professionnels doivent inclure les miles parcourus à titre professionnel dans le calcul des frais kilométriques. Les services comptables de ces employeurs déterminent le nombre de kilomètres couverts par chaque soumission.

Dans quelle situation bénéficier d’une indemnité kilométrique ?

Seuls les employés et les gestionnaires désignés peuvent obtenir des remboursements de kilométrage. Les contributeurs extérieurs à l’entreprise ne sont pas éligibles à cette indemnité kilométrique. Vous gagnez des frais kilométriques, quelle que soit votre rémunération. Assurez-vous de fournir à votre équipe comptable tous les documents justificatifs. Les indemnités kilométriques de la société ne sont utiles que si certaines conditions sont remplies. Le véhicule du salarié ou du chef d’entreprise ne doit pas être immatriculé au nom de la compagnie. Tous les déplacements professionnels doivent être justifiés. Ceux-ci incluent le but, le lieu et la date du voyage ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.

Conseil pour déclarer les frais kilométriques

Lors du calcul des coûts réels de l’impôt, plusieurs facteurs doivent être pris en compte. Ceux-ci comprennent le nombre de jours travaillés chaque année, la distance parcourue entre le domicile et le travail chaque jour et la puissance fiscale du véhicule. Si une personne se rend au travail à vélo tous les jours ou se déplace à cheval, ces coûts doivent être pris en compte dans le calcul des impôts. De plus, l’utilisation d’une voiture ou d’un camion tous les jours nécessitera une réflexion.

Le calcul des frais kilométriques nécessite de collecter des informations provenant de plusieurs sources et de les organiser dans un format qui vous convient le mieux. Cela peut être la partie la plus longue du processus. Lors de l’examen des indemnités kilométriques professionnelles, la maturité technologique de l’employeur joue un rôle clé. En effet, la manière dont la firme gère les notes de frais affecte la manière dont les indemnités kilométriques sont gérées. L’utilisation d’une application mobile facilite grandement ce processus pour les employés. Une application pour smartphone fournit des résultats instantanés avec validation automatique. Alternativement, vous devez vous fier à une calculatrice et à une feuille de calcul Excel pour garantir l’exactitude.

Le calcul des indemnités kilométriques

Lors du calcul de vos frais de transport, le fisc vous demande d’utiliser tous les frais kilométriques si vous travaillez à plus de 40 kilomètres de votre domicile. Cela signifie que vous pouvez réduire le coût de chaque kilomètre parcouru si vous effectuez régulièrement des trajets de 80 kilomètres. Si votre trajet domicile-travail est supérieur à 40 kilomètres, le calcul du kilométrage ne prend en compte que 80 kilomètres. Cependant, le kilométrage complet est pris en compte si vous avez de bonnes raisons de justifier la distance supplémentaire.

Toute raison justifiable pour retirer quelque chose de votre déclaration de revenus doit être consignée dans une note accompagnant la déclaration. Vous ne pouvez payer qu’un seul aller-retour par jour entre votre domicile et votre lieu de travail. Vous pouvez choisir le mode de transport que vous préférez. En d’autres termes, vous devriez en choisir un qui est abordable et de haute qualité. De plus, tenez compte des problèmes de santé personnels lorsque vous choisissez un mode de transport. Vous devez également tenir compte des horaires de travail atypiques lorsque vous prenez votre décision.

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